Organisointi on ongelmien valintaa

Perinteisesti yhdistykset ovat organisoituneet neuvojakeskeisesti: neuvoja hankkii ja toteuttaa työt, toimii lähes koko laajan palveluvalikoiman asiantuntijana. Alueet ovat olleet hyvin pysyviä ja niiden välillä selvät rajat. Toimintaa suunnitellaan pohjana edellisen vuoden tulokset. 

Tämä on saattanut johtaa ongelmiin. Toimihenkilöiden tuuraaminen, lomien pitäminen ja erityisesti osaamisen kehittäminen on ollut vaikeaa – kaikkien on osattava kaikki. Resurssien käytöstä on ollut epäselvyyksiä, mikä on saattanut näkynyt asiakkaillekin. Työ on sirpaloitunut ja työnjäljen yhtenäistäminen on jäänyt kesken. Tämä kaikki on heijastunut työssä jaksamiseen.

Osa yhdistyksistä on yrittänyt ratkaista näitä ongelmia eriyttämällä toimihenkilöiden tehtäviä. Organisaatioon on ilmestynyt tie- ja oja-asiantuntijoita, korjuuesimiehiä, metsänhoitoesimiehiä, metsäsuunnittelijoita, hankeihmisiä… Neuvojille on jäänyt lähinnä metsänomistajien neuvonta, palveluista sopiminen ja edunvalvonta. Muutos on osoittautunut suuremmaksi kuin on osattu odottaa – perinteisiä työtapoja ei hetkessä muuteta.

Matriisiorganisaatiolla on omat ongelmansa. Pahin mahdollinen ongelma on toimihenkilöiden välinen luottamuspula. Muita mahdollisia ongelmia ovat mm. tiedonkulku organisaation läpi, ATK-osaaminen, piittaamattomuus yhteisistä pelisäännöistä ja johdon kyvyttömyys viedä muutosta systemaattisesti eteenpäin.

Ongelmat voitetaan yhteistyöllä

Toimintamallin muutoksella voidaan saavuttaa paljon: yhteiset toimintamallit kehittyvät, osaamisen kehittäminen helpottuu kun töitä jaetaan, kiistely resursseista vähenee, saadaan lisää voimaa asiakastyöhön ja työhyvinvointi paranee. Onnistuneen muutoksen takana on aina huolellinen suunnittelu, muutoksen johdonmukainen toteuttaminen ja henkilökunnan osallistuminen.

Metsänhoitoyhdistys Metsä-Savossa toteutettiin organisaatiorakenteen uudistaminen yhteistyössä Mikkelin Ammattikorkeakoulun kanssa. Kehittämishenkinen ja motivoitunut henkilöstö oli merkittävässä roolissa heti organisaatiouudistuksen suunnittelun alusta alkaen.

Metsä-Savossa toimihenkilöiden työt jaettiin uusiksi palvelujen ja resurssien näkökulmasta.  Kaikille palveluille laadittiin selkeät prosessikuvaukset.  Suurin osa entisistä neuvojista siirtyi metsäasiantuntijoiksi vastaamaan alueensa metsänomistajien neuvonnasta sekä puukaupallisten ja metsänhoidollisten palvelujen sopimisesta. Metsäasiantuntijoiden toimenkuvasta töiden toteuttamisvastuu jäi kokonaan pois ja vastaavasti muutama toimihenkilö siirtyi vastaamaan puunkorjuupalvelun, metsänhoitotöiden ja metsänparannustöiden toteutuksesta.

Uuden organisaation mahdollisuudet

Uudistuksen selkeinä etuina henkilöstö kokee toimenkuvien selkeytymisen. Työssä pystyy aiempaan verrattuna keskittymään paremmin omaan tekemiseen. Metsänomistajien luona asioidessa metsäasiantuntijan ei tarvitse kiirehtiä kesken päivän alueelta pois esimerkiksi tekemään tilejä metsureille tai ohjeistamaan taimenjakoa. Työpäivät ovat ehjempiä ja samalla toimintaan saatiin jämäkkyyttä, jolla on suora yhteys työssä jaksamiseen. Yrittäjillä ja metsureilla on yksi esimies.

Kehittämiskohteitakin löydettiin. Onnistunut muutos vaatii koko organisaation sitoutumista, määrätietoista työtä, pitkäjänteisyyttä ja uuden oppimista. Malli on haasteellista sovittaa organisaatioon, joissa toimihenkilöiden toimintatapana on kulkea ”omia polkujaan”. Matriisiorganisaatio vaatii saumatonta yhteistyötä ja luottamusta hallinnon, johdon ja henkilöstön kesken.

Tietoinen valinta

Kaikilla organisaatiolla on oma toimintaympäristönsä: valittu strategia, toimihenkilöt, osaaminen, puumarkkinat, yrittäjät, metsurit… Organisaatiota ei voi kopioida, mutta omaa toimintaa täytyy benchmarkata ja arvioida. Tunnistaa ja tunnustaa omat vahvuudet ja heikkoudet. Tämän jälkeen rakennetaan lähtökohtiin ja ennustettavaan tulevaisuuteen sopiva toimintatapa. Yhdessä.

yliopettaja Pasi Pakkala, Mikkelin ammattikorkeakoulu

toiminnanjohtaja Petri Pajunen, Metsänhoitoyhdistys Metsä-Savo